Закон Парето – что это и как применять принцип 80/20 в продажах, тайм-менеджменте и профессии

Привет, дорогие друзья! В статье хочу рассказать вам один секрет, который работает на 100%. Для ответивших положительно на мой вопрос этот секрет будет вообще топчиком, а для тех, кто не смог ответить, станет мотиватором к действию. Итак, сегодня говорим о том, что такое закон Парето, как он работает и где применяется.

Сущность правила Парето

Когда я в первый раз о нем услышала, сначала не поверила, что все так просто, но суперэффективно!

Простыми словами закон Парето – это когда за большую часть достижений, а именно 80%, отвечает меньшая часть усилий (всего 20%). Остальные усилия (80%) принесут только 20% результата.

Из этого следует, что важно трезво оценить эффективность своей деятельности и сосредоточить внимание на более важном, то есть на том, что принесет наиболее высокий результат.

Еще этот закон называют принципом дисбаланса. Как отмечал автор закона, дисбаланс наблюдается во всей природе в соотношении, близком к 20/80 (бывает 30/70 или 10/90). Например, большая часть богатства одной страны принадлежит всего 20 % жителей, 20 % книг, которые прочитал человек, дают 80 % всей пользы. Интересно, что 20 % преступников мира совершили 80 % всех преступлений.

Идем дальше. В бизнесе желаемую прибыль приносят только 20 % клиентов, при этом 80 % продаж выполняется только за счет 20 % всех наименований продуктов. И тут приятная новость для водителей: из всех 80 % ДТП по вине водителей конкретного транспорта происходит только 20 %.

Это очень действенная методика оценки эффективности всех происходящих процессов. Вам не нужно размениваться на мелочи, делать все, носом рыть землю! Вам важно оценить, что сейчас наиболее эффективно, и направить свои усилия именно на то, что дает результат.

Немного истории

Вильфредо Парето – итальянский социолог и экономист. Он очень самоотверженно изучал эти две науки. Но даже не предполагал, что его открытие получит такое признание у поколений.

Итак, Вильфредо работал с разными вопросами равновесия в социальных системах. Например, ему было интересно, почему невозможно всему населению жить со средним достатком, почему есть процент богатых и бедных. Его интересовала эта разбалансировка во всех сферах общества и экономики. Так он вывел соотношение 20/80 в признаках разбалансировки во всех странах.

Экономисты на тот момент похлопали в ладоши такому умному дяде и его открытию и благополучно о нем забыли. Шел конец XIX века…

В 1949 году Джордж Зипф, американский лингвист, исследовал трудозатраты и показатели результата и – о чудо! – пришел к тем же цифрам 20/80.

И вот новый виток развития метода Парето произошел в 1951 году, когда американец Джозеф Джуран, изучающий менеджмент качества, подробно изучил труды своего предшественника. Он увидел, как умный итальянец исследовал разбалансировку, например, когда 20 % стручков гороха дают 80 % всего урожая. И на основе этих трудов вывел принцип Парето (проявил благородство, назвав его не своим именем).

Так как Джуран был озабочен менеджментом качества, то в этой плоскости и стал исследовать выведенный принцип: у него начала работать система сокращения доли бракованных изделий по принципу 80/20.

Наибольшую популярность критерий Парето получил благодаря книге Ричарда Коха, где он описывает эффективное распределение ресурсов. В этой книге даются полезные советы по распределению ресурсов.

Как работает закон в жизни

Представьте себе рычаг, с помощью которого вы хотите поднять, например, шкаф. Вы возьмете палку, и ее большая часть будет поднимать шкаф, а меньший край будет у вас под ногой. Вы затратите явно больше усилий, чем если бы волокли этот шкаф на себе. Так и с распределением Парето: если вы правильно определите ценность вещи, личности, дела, вложений и прочего, то добьетесь больших результатов.

И тут лотерея: если правильно определили, вы красавчик, а вот если неправильно, то потратите энергию и время просто так, останетесь по итогу с маленьким результатом.

Давайте подведем промежуточный итог:

1. Чтобы затрачивать меньше усилий, важно ориентироваться на самое главное.
2. Много действий после достижения цели приносят мало эффекта или вообще его не приносят.
3. Логика действий не всегда оказывается правильной.
4. Для 80 % успеха хватает 20 % действий.

Итак, начинаем подробнее рассматривать, как применяется теория Парето в жизни человека, в разных сферах.

В тайм-менеджменте

Эффективность по Парето в этой сфере исходит из того, что любой управленец будет использовать вот эти важные 20 % усилий сотрудников, которые дают 80 % результата, при этом учитывая индивидуальные возможности каждого человека.

При личном планировании времени важно выбрать самое важное сегодня и “кинуть” туда основные усилия. К сожалению, мы не Цезари и в режиме многозадачности долго жить не можем. Но каждый Homo sapiens может распланировать время так, чтобы тратить 20 % на полезные действия, а 80 % на домашних питомцев, соцсети, чесание пятки и т. п.

Изучите 11 лучших техник тайм-менеджмента.

У каждого в жизни есть опасность прокрастинации, которая растягивается на весь день. Чтобы применить риск-менеджмент:

• выберите 20 % самых важных дел на сегодня, сосредоточьтесь на них;
• начинайте с самого сложного;
• другие задачи разбирайте по мере необходимости, то есть по остаточному принципу;
• определите время своей наибольшей эффективности и всю важную работу выполняйте в это время.

Пример. Таня – сова. Она не может рано вставать, заводит кучу будильников, время пробуждения затягивается до 2–3 часов. Просыпаясь, она чувствует себя уже измотанной, а груз невыполненных дел лежит на ней просто огромным камнем.

Решение этой проблемы в том, что ей нужно пересмотреть свой график дня. Все важные дела перенести на его середину, планировать дела после обеда, а не очень важные задачи “отправить” на завтра, если уже нет ресурса их делать.

Что она получит? Во-первых, не будет чувствовать себя измотанной с самого утра. После 11 часов утра ей уже не сложно именно работать, а не делать вид бурной и малоэффективной деятельности. Во-вторых, будет радоваться тому, что начала все успевать, что экономит время.

В продажах

Теорема Парето 20/80 наглядно работает в продажах: 20 % покупателей приносят 80 % дохода компании, 20 % товара приносят 80 % капитала. Учитывая эти данные, умный Стив Джобс добился минимализма Apple, отбросив все лишнее. Во всех розничных магазинах оформление было сведено к минимуму, по товарам то же самое, чтобы человек фокусировал взгляд только на самом важном и нужном.

Формула Парето работает и в отношении сотрудников. Есть те, кто вкладывается в дело полностью, а есть те, кто сидит тихонько, чтобы не трогали. Эффективный бизнесмен изучит KPI каждого сотрудника и разработает систему поощрений, чтобы удержать того, кто приносит наибольший доход компании. А с тех, кто сидит тихо, можно требовать всего 20 % результата и санкции за бездействие.

Пример. Николай хочет распродать свой товар, накупил с АлиЭкспресс кучу всякой мелочевки. Есть товары подороже, есть подешевле, на разный вкус и цвет. Но продажи идут не так, как хотелось бы.

Что делать Николаю? Расположить товар так, чтобы более дорогие предметы были на первом плане, а мелкие засунуть или подальше, или на заказ, в прайс и т. д. Учитывая, что только 20 % покупателей приносят основной доход, разработать программу лояльности, чтобы их любыми способами удержать. Это могут быть скидки, email-рассылки, чат-боты – все то, что мотивирует клиента на повторные покупки.

Результат: повышение прибыли за счет продажи более дорогого товара, а также за счет удержания постоянных клиентов.

В профессии

Эффект Парето можно использовать в любой профессии. Зная свою эффективность, распределить трудозатраты в течение дня так, чтобы пик эффективности по времени совпадал с выполнением наиболее важных дел.

Пример. Наташа знает, что на фрилансе больше всего успеет сделать, когда ее дети спят. А это или до утреннего подъема, или во время обеденного сна, или после отбоя. Она пытается сделать заказ в течение дня, но потрачено куча времени, а результата очень мало.

Что ей делать? Распределить время так, чтобы при минимуме усилий достигать максимума результатов, например, встать раньше детей на 2 часа и поработать. В обеденный отдых час поработать и час поспать. После отбоя еще пару часиков поработать. Конечно, все зависит от семейной обстановки, обустройства быта, домашних обязанностей, болезней, но такое распределение по Парето принесет наибольшую эффективность.

Результат: и дома будет все хорошо, и дети накормлены, и работа не будет стоять на месте.

В уходе за собой

Для чего вам тратить время на освоение новых диет, упражнений, покупать марафоны, абонементы в спортзал, если можно воспользоваться анализом Парето? Помним о соотношении 20/80. Если умно применить это правило, то можно дома получить эффект, равный двум месяцам занятий в спортзале и месяцу изнуряющей диеты.

Пример. Даша сильно хотела похудеть, но монодиеты, которыми она себя истязала, или не приводили к нужному результату, или после них она срывалась. А ходить в спортзал совсем не было времени.

Что делать? Изучить спортивный комплекс для похудения, выбрать из него 20 % самых эффективных упражнений и тратить на весь комплекс не 2 часа, а 20 минут с утра дома. Ввести их в привычку. То же касается диеты: убрать из своего рациона сахар, молочные продукты и крупы на месяц (если нет каких-то хронических болезней).

Результат: реальный вес сильно приблизился к желаемому.

Этот принцип касается абсолютно всего. В каких целях еще можно использовать анализ Парето:

• Хотите достичь цели? Концентрируйтесь на том, что приносит наибольший результат.
• Хотите развиваться? Выберите 5–10 книг, которые принесут вам больше всего информации по теме.
• Хотите улучшить работу персонала? Мотивируйте и удерживайте важных людей.
• Хотите, чтобы работала реклама? Проанализируйте спрос на продукт. Если его мало, рекламу запускать не стоит.
• Хотите сэкономить семейный бюджет и поехать летом на отдых? Не покупайте 80 % вещей, которыми очень редко пользуетесь, дорогие аксессуары и некачественные товары.
• Хотите выучить иностранный язык? Вам нужно либо поехать в страну с разговорным языком на недельку, либо выучить всего 20 % самых популярных слов для общения на актуальные темы.

Плюсы и минусы

Равновесие Парето имеет свои положительные и отрицательные стороны. Давайте начнем с приятного – с плюсов:

1. С помощью закона можно четко структурировать задачи на значимые и менее значимые.
2. Помогает увидеть, на что мы тратим время неэффективно.
3. Помогает узнать, какие действия стоят потраченного времени.
4. Помогает добиться максимальной результативности при минимально затраченном ресурсе.

Минусов мало, но они есть:

1. Если вы определили для себя 20 % максимальной пользы, это не значит, что на оставшиеся 80 % нужно забить. Это значит, что 80 % действий тоже нужно делать, но позже, 80 % товаров тоже нужно продать, но они менее значимы и важны для разнообразия и т. д.
2. Не применяется закон, где качество принципиально важно. Например, хирург не может сшить артерию, а на кожные покровы забить, самолетостроение не может остановиться только на внутренности самолета.
3. Постоянное применение закона создает коллапс в мелких делах. Они просто долго не выполняются. Для равновесия, например, раз в неделю нужно собрать все мелкие дела за 5 дней и на 6 день сделать их первостепенными.

Алгоритм применения закона

Приведу приблизительный алгоритм, как использовать множество Парето, чтобы затрачивать меньше усилий и получать хороший результат. Нужно быть честным с самим собой, тогда и мотивация для удовлетворения всех потребностей из пирамиды Маслоу появится.

Алгоритм:

1. Целеполагание. Для начала определите свою цель, к чему вы стремитесь. Это можно сделать, воспользовавшись пирамидой Дилтса.
2. Выполнимость. На этом этапе нужно определить, реально ли достичь цели. Здесь важно “включить” жизненный опыт и здравый смысл, чтобы проанализировать свой и чужой опыт и принять без предвзятости правильное решение.
3. Свалка информации. Все, что вы нашли по своей цели, сваливайте в кучу. Это может быть папка в компьютере, папка документов и т. д.
4. Анализ. Потом вы упорядочиваете всю информацию, убираете все, что будет не нужно.
5. Формулировка списка действий. Прописываете план.
6. Проверка. Проверьте свой план еще раз, затем уберите ненужные действия, затраты ресурса, чтобы быть максимально эффективным.
7. Сроки и результат. Вы четко прописываете сроки и результат, к которому стремитесь. Это очень важно, так как без сроков вы растянете на года то, что можно сделать за полгода.
8. Действия. Здесь уже нужно начинать действовать с первого пункта плана.
9. Анализ работы. Он нужен будет через время, когда появится видимый результат. Когда пройдет установленный срок, проанализируйте, успели ли вы, что было трудно сделать, что легко, что нужно, что не нужно, куда максимально “кидать” силы в дальнейшем и т. д.

Этот алгоритм реально помогает изменить свою жизнь к лучшему! Важно попробовать и не останавливаться на достигнутом.

Как измерить эффективность метода Парето

Методы не измеряются, ведь это абстрактное понятие. Но зато мы можем увидеть, как они действуют в жизни. И этот успех или провал как раз и можно измерить.

Когда вы начнете применять принцип 20/80, увидите, что ваша продуктивность увеличилась не только в работе, но и в бытовых вопросах. А еще вы почувствуете вкус к достижениям и заметите, как ваша жизнь начнет меняться. Например:

• В личных вещах. Научитесь избавляться от 80 % ненужных вещей, если они нигде не используются, взвешенно делайте покупки, чтобы потом гора вещей, предметов не лежала у вас в шкафу, у ребенка в игрушках, у вас на столе. Это загромождает пространство и тянет человека вниз.
• Информация. Из-за нехватки времени мы откладываем изучение интересной информации, у нас все девайсы переполнены, что мешает сохранять то, что действительно крайне необходимо здесь и сейчас.
• Реализация в жизни. Часто люди по каким-то причинам используют свои ресурсы немудро, растрачивая их на ненужное образование, профессию не по душе, покупают курсы и забрасывают их далеко после первого урока. Чтобы принять важное решение в жизни, по принципу Парето нужно отсеять ненужное, тогда эффективность в жизни получится измерить.
• Отношения с людьми. Если в отношениях с людьми у вас проходной двор (одни приходят, другие уходят, и так постоянно), по Парето привлекайте людей и уделяйте большее внимание тем, с которыми планируете доверительные отношения, которые оказывают на вашу жизнь положительное влияние.

Памятка личного успеха

Сжато представлю вам памятку, которая будет мотивировать на увеличение эффективности:

1. Направляйте максимум усилий в ту сферу, где вы сможете давать наилучший результат при минимальных затратах.
2. Определите, что именно и какие ресурсы позволят вам добиться большего эффекта в жизни. Развивайте именно эти способности и ищите ресурсы в этом направлении.
3. Не тратьте усилия и время на то, что малоэффективно.
4. Ищите самый короткий путь к цели и не меняйте его на что-то другое. Пусть результат будет чуть ниже, чем ожидали, но так вы потратите меньше времени и настроитесь на покорение новых вершин.

Заключение

Известная фраза гласит, что незнание закона не освобождает от ответственности. Так и с принципом Парето. Незнание не отменяет его колоссального влияния на вашу жизнь. Но теперь от вас зависит, будете ли использовать закон в свою пользу и для повышения личной эффективности или будете оставаться на том же уровне.

Но не возводите его в ранг панацеи. Этот закон не применяется для учителей, врачей, сурдопереводчиков, конструкторов, дирижеров. У таких людей просто вариантов других нет, они обязаны постоянно качественно и на все 100 % делать работу.

С Уважением, Людмила Редькина