11 самых эффективных техник тайм-менеджмента

Здравствуйте, дорогие посетители блога! Вы смотрели фантастический фильм “Время”? Зрителям предлагают почувствовать реальность выражения “Время – деньги”, выдавая идею зарплаты в виде столетий, годов, часов, минут, секунд. Миллионеры там обладают миллионами лет жизни, а беднякам не хватает секунд до очередной зарплаты – и они умирают. Примерно так показана бесценность этого ресурса.

Нет, имей мы время в нужном количестве на все, что хотим, то бессмертия, конечно, не обретем. Но умение управлять им как минимум подарит шанс стать более успешным, продуктивным, уважаемым человеком. И название сегодня у такого навыка есть – тайм-менеджмент. Какие техники тайм-менеджмента существуют, какие из них самые эффективные для планирования и как с их помощью успевать все и всегда, узнаете сегодня.

Тайм-менеджмент – умение организовывать и контролировать свое время, использовать его максимально эффективно и тем самым делать каждый день плодотворным и успешным.

Считается, что те, кто умеет распределять свое время, работают меньше, успевают больше. Согласитесь, это довольно соблазнительно, поэтому запоминайте, для чего применяются техники тайм-менеджмента:

1. Умение ставить цели, находить мотивацию, расставлять приоритеты и тем самым повышать эффективность своей деятельности.
2. Умение восстанавливать силы, качественно отдыхать, прокачивать необходимые навыки, развиваться умственно и физически.
3. Умение чередовать разные виды деятельности, чтобы повысить качество жизни (сделать ее насыщенной и интересной).

Здесь я собрала старые проверенные методы управления личным и деловым временем (есть даже с 40-х годов прошлого века) и относительно новые техники.

Начинаю с самой популярной у деловых людей и как раз одной из самых старых техник.

Также загляните в нашу подборку лучших книг по тайм-менеджменту.

1. Канбан

Техника “Канбан” – метод из 1940-х годов, зародившийся на знаменитом заводе Toyota. За эти годы он эволюционировал, и сегодня с помощью “Канбан” планируют свои трудовые часы работники в IT-компаниях и маркетинге, его применяют в Agile- Waterfall-подходах.

Суть метода заключается в разделении задач на 3 колонки:

1. В ожидании выполнения.
2. В процессе выполнения.
3. Выполнено (закончено).

Главные инструменты:

• Канбан-доска (электронная или настоящая) – отображает рабочий процесс.
• Карточки и стикеры – на них записываются задачи, крепятся к доске, перемещаются по колонкам, в зависимости от стадии выполнения.

Таким образом можно применять технику даже для планирования времени подростка. На нем и представлю живой пример, скажем, на неделю. Вам остается только представить, что дела записаны на карточках или стикерах, которые перемещаются из колонки “В ожидании” в следующую соответственно исполнению.

Здесь также можно добавить колонку с именами домочадцев и стикерами для отслеживания стадии выполнения их обязанностей.

В рабочем коллективе канбан-доска может состоять из множества колонок, граф и стикеров соответственно конкретным специалистам и их задачам.

2. Pomodoro

Техника “Помидора” – способ распределения времени для трудоголиков. Назван в честь необычно выполненного кухонного таймера (в виде помидора), который в конце 80-х прошлого столетия помог студенту Франческо Чирилло из Италии (а ныне гуру тайм-менеджмента) поступить в колледж. А затем и стать знаменитым тренером по личной эффективности. Таймеры в виде помидора с тех пор стали популярным товаром.

Это тот самый метод, что позволяет больше сделать за меньшее время и добиться успеха в выполнении больших задач. С его помощью можно сократить рабочие часы ровно вполовину. Скажем, с 10 часов до 5!

Хитрость заключается в правиле 25+5:

• 25 минут посвящается задаче, которую необходимо сделать;
• 5 минут отдается отдыху;
• 25 минут на работу и следующие 5 – на отдых.

Через каждые 4 цикла (4 раза 25 + 5 минут) делается длинный перерыв в 25–30 минут и далее снова 4 цикла до длинного перерыва.

И снова за примером я не буду ходить далеко и предложу вам копать (сажать) картошку по методу Pomodoro. Обычно этот процесс занимает много времени, а дачи и огороды есть у многих.

Работаете лопатой 25 минут, затем 5 минут дышите свежим воздухом и любуетесь облаками. Можно съесть конфетку или попить воды. Снова ровно 25 минут трудитесь и 5 минут отдыхаете. А в большие перерывы по 25–30 минут можно перекусить, поболтать с соседями, позвонить, делать что угодно. Главное – по истечении времени обязательно взяться за работу.

Единственный инструмент, который вам потребуется для выполнения этой техники, – таймер для слежения за временем.

3. Заточка карандашей

Техника “Заточка карандашей” помогает настроиться на выполнение основной задачи, делая сначала что-то несложное. Перед тем как приступить к написанию картины, художники точат карандаши и рисуют эскиз. А в процессе обдумывают создание полотна. Метод очень пригодится тем, кто, например, не уверен в своих силах и способностях. Или не знает, с чего начать выполнение сложной задачи. Суть метода: дать своему мозгу стимул, настрой для выполнения задачи.

Приведу пример на своих задачах. Скажем, мне надо написать большую и сложную статью и я думаю, как к ней приступить, с чего начать и т. п. Иногда так бывает, что руки “не идут к клавиатуре”, потому что нет идеи, азарта. Что я делаю: сажусь за компьютер, открываю документ, начинаю придумывать название, ищу подходящую картинку к теме. Постепенно мозг включается работу, идеи сами лезут в голову – и дело пошло. Здесь главное – начать с самого простого.

4. Слон на бифштексы

Техника “Слона” – очень интересный метод управления делами. Если будете рассматривать самые популярные методики управления временем, его обязательно встретите в этом списке. Идея возникла от известной загадки “Как съесть слона? Да по кусочку за раз!”.

И вот какую технику подразумевают слова слон и бифштекс в тайм-менеджменте:

• разделить задачу-слона на куски “бифштекса”;
• каждую часть внести в план на день;
• неуклонно “съедать по бифштексу” каждый день, пока не закончится весь “слон”.

Вот как это выглядит на примере.

И еще: подход подразумевает, что “бифштексы” на каждый день будут посильными для “поедания”, важно, чтобы на это хватило и отведенного времени, и сил, и терпения.

5. Time-blocking

Это “техника временных блоков”, суть которой заключается в выделении конкретных часов на конкретные задачи. Отрезки времени необязательно должны быть равными. Весь фокус как раз в том, чтобы каждому конкретному делу выделить достаточное количество времени. На сложную задачу можно отвести 2-3 часа, на второстепенную – 30 минут – 1 час.

Вот как это выглядит на примере рабочих часов обычного бухгалтера.

6. Хронометраж

“Техника хронометража” заключается в измерении временных затрат и их анализе для последующего эффективного распределения времени. Для этого должна применяться хотя бы один месяц. За этот период нужно записывать все свои дела за день и время, уделяемое им. Провести анализ, чтобы понять, сколько часов тратится на важные дела, на второстепенные, на неважные. Я бы лично назвала ее предварительной техникой для выбора основной.

Метод полезен тем, что открывает глаза на “потерянные” часы. Можно вдруг отметить, что в день 2-3 часа тратится на просмотр соцсетей, еще два – на серфинг в интернете и пустые телефонные разговоры. Иногда на такое времяпрепровождение человека толкает элементарная лень, достаточно избавиться от лени – и на бесполезные занятия не захочется тратить драгоценные минуты. Но чаще всего человек просто не замечает, сколько времени тратит на те же соцсети и “интернет-прогулки”.

7. Лягушка на завтрак

Техника “Лягушка” входит в лучшие приемы тайм-менеджмента, потому что диктует эффективное правило – браться сначала за самые неприятные задачи. Даже если они мелкие и неважные. Именно такие не дают мозгу покоя, напоминая о себе и отвлекая от важных дел. Одновременно они создают некий хаос в жизни и делах.

Как, например, мятое белье после стирки, которое надо погладить, но откладывается. И мешает весь день глазам и мыслям. У меня лично такой “лягушкой” является большая клетка попугая Жако по имени Гаго. Мыть его кормушки и менять подстилку в поддоне нужно каждый день. И если я этого не сделаю с утра, могу забыть сделать потом. Немытая клетка грозит ненужными ароматами и кучей мелких перьев по всей квартире. Уверена, что у каждого найдется свой актуальный пример.

Метод придуман американским бизнес-тренером и автором книг по саморазвитию Брайаном Трейси (тут его биография). А примером ему послужило выражение Марка Твена о том, что с утра надо съедать одну живую лягушку, чтобы понять, что ничего хуже за день уже не случится.

Правило “съешь сначала лягушку” отменно действует на продуктивность. Большинство людей с большим азартом выполняют все задачи, если изначально справились с непривлекательными делами. Дело в особенностях физиологии человека: решение сложного или неприятного вопроса вызывает чувство гордости за себя, повышает настроение и стимул к дальнейшей деятельности.

С этой техникой можно совмещать другие приемы тайм-менеджмента. В частности деление на временные блоки, где уделить утренние часы работы конкретно на “поедание лягушки”.

8. Швейцарский сыр

“Техника швейцарского сыра” помогает постепенно решать объемные задачи. В чем-то она очень похожа на прием заточки карандашей – тот же подход: начни с малого или делай понемногу. И напоминает слона с его бифштексами. Только в данном варианте начинать рекомендуется с приятных дел, тех, что по душе и выполняются быстро и с удовольствием.

Метод был описан в книге американским специалистом по тайм-менеджменту Аланом Лакейном еще в 1973 году. Он же, кстати, рекомендовал использовать его в особых случаях. Например, чтобы побороть склонность к прокрастинации – постоянному откладыванию дел на потом.

Суть этого приема заключается в том, чтобы разбить общую задачу на подзадачи и выполнять их постепенно: каждая задача – новая дырка в кусочке сыра. И так пока весь сыр не превратится в одну огромную дырку. Можно совместить с методами Pomodoro или “техникой временных блоков”.

Понять “швейцарский сыр” проще простого на примере подготовки к свадьбе. Кто прошел этот путь, поймет, насколько объемен весь процесс. Начинается с мелких забот: определение дня, подача заявления в ЗАГС, выбор и приглашение гостей, покупка нарядов и т. д. Каждый день одна задача – и праздник готов, а поначалу кажется, что все учесть и успеть не получится. Бывало такое?

В качестве инструмента пригодится блокнот, планер, чек-лист, потому что это еще одна техника планирования времени.

9. Матрица Эйзенхауэра

“Техника Эйзенхауэра” названа в честь 34-го президента Америки, который пользовался этим методом управления временем. Отличается простотой и высокой эффективностью для повышения продуктивности.

Представляет собой несложную таблицу, разделяющую задачи на:

1. Срочные и важные. Сюда могут войти те дела, от выполнения которых зависит достижение цели, здоровье или, например, благополучие жизни.
2. Несрочные, но важные. В эту категорию можно включить основную рабочую деятельность и обязательные повседневные дела.
3. Неважные, но срочные. Это часть забот, которые можно поручить кому-то другому. Или которые подразумевают помощь кому-то и т. п.
4. Неважные и несрочные. Те, что можно просто исключить из списка дел или посвятить им малую часть времени. Разговоры по телефону, просмотр телевизора, листание журнала, что-то из хобби и т. п.

Основные инструменты тайм-менеджмента здесь – любое средство, на котором можно создать матрицу Эйзенхауэра. Это могут быть блокнот или тетрадь для ручного изображения. Или офисный редактор, таблица для варианта онлайн.

10. Метод якорения

Техника якорения основана на двух факторах:

1. Эмоциональный настрой на выполнение задач.
2. Создание “якоря” для продуктивного выполнения.

Якорем time management называет любой предмет, звук, цвет и даже запах. Главное – чтобы он вызывал положительную эмоцию и настраивал на выполнение задачи.

Для кого-то таким якорем становятся уютные, приятные атрибуты в рабочей зоне. Кому-то помогает работать определенная музыка в наушниках. И я даже знаю одного представителя – мой сын-айтишник вечно работает в них под музыку. И просит не отвлекать его в процессе работы. И, кстати, рекомендуется даже привязывать желаемую музыку к определенному типу задач.

Иногда наоборот – якорением становится устранение с рабочего места любых не относящихся к делу атрибутов. Чтобы не отвлекали. Например, гаджетов, телефонов, вазы с конфетами и печеньками, кофеварки и т. п. А бывает, что якорем как раз выступает утренняя чашка кофе с коллегами и другие “ритуальные” действия и звуки. Они оказываются своеобразной мотивацией, знаком к началу работы, выполнению дел и задач.

Инструменты: все, что настраивает на действие.

11. SMART

Техника SMART родом из 80-х годов прошлого столетия. Заключается в приоритетности критериев для выполнения задачи.

Важные критерии задач по SMART-у – это:

• Конкретность. Должно присутствовать число, количество, название дела. Например, выучить 20 новых слов на английском за 30 дней. Или составить 3 отчета за неделю.
• Возможность измерить задачу и результат. Пример: похудеть на 5 кг за месяц. Измеримость результата заключается в том, похудеет человек на 5 кг за месяц или только на 3 кг. Или он похудел на 5 кг за 3 недели. Важно понимать результат.
• Достижимость. Цель должна быть доступна. В том же примере похудения задача будет невыполнима или опасна для здоровья, если запланировать 15 кг за неделю.
• Актуальность, уместность. Задача должна соответствовать времени, планам, потребностям, теме, интересам на данный период времени и т. д. Она не должна нарушать других планов.
• Ограничение по времени. Важно, чтобы выполнение имело временные рамки. Это станет стимулом к работе и не позволит откладывать ее, забывать о ней. Например, собрать 200 тысяч рублей на отдых в Италии за 6 месяцев.

Со SMART-методом можно совмещать другие виды тайм-менеджмента. Ту же матрицу Эйзенхауэра, например.

Заключение

Дорогие друзья! Я описала самые основные эффективные технологии тайм-менеджмента. Многие из них проверены и временем, и людьми, его планирующими. Что делать вам с личным временем и как его планировать, зависит конкретно от ваших сил, энергии, возможностей и мотивации.

С Уважением, Елена Товмасян