Что такое дедлайн в личной жизни и на работе + как его соблюдать

Здравствуйте, дорогие посетители блога! Вы наверняка слышали выражение “делу время, а потехе – час”? И мы все так или иначе действуем согласно ему. А кто-то, возможно, потехе уделяет время, а делу – всего час. Но это неважно. Важно, что у всего есть дедлайн, и если сейчас кто-то задался вопросом, что это значит, – самое время уделить внимание сегодняшнему материалу. Я расскажу, что такое дедлайн, поделюсь информацией, как его соблюдать, какие выгоды это дает и где с его помощью можно привлечь деньги.

Как понять дедлайн

Дедлайн – слово из английского языка и в переводе звучит как нечто угрожающее (deadline – мертвая линия). Ничего опасного для жизни оно не несет, это простыми словами крайний срок для завершения какой-либо задачи, проекта.

Изначально термин появился в деловой среде, где его употребляли для обозначения сроков выполнения проекта. Например, сдать проект 22 октября в 19.00. Это значит не позже, иначе задача будет считаться просроченной. А что несет за собой просрочка, зависит от тех, кто назначил время ее завершения (выговор, лишение премии, увольнение, ничего).

Выделяют 5 основных видов дедлайна:

1. Жесткий (фиксированный). Просрочка не допускается и может грозить серьезными проблемами (увольнением, крупными штрафами, разрывом контракта и т. п.).
2. Мягкий (гибкий). Допускаются отклонения, возможны продления или переносы.
3. Сверхжесткий. Задача должна была быть выполнена “еще вчера”. То есть отклонение от временной рамки недопустимо совсем.
4. Срочный. Когда время – деньги, и нужно сделать все очень быстро и обязательно вовремя.
5. Поэтапный. Когда задачи объемные, предполагают разбивку на этапы, каждый этап имеет свои временные рамки.

Есть еще горящие дедлайны – когда до окончания крайнего срока остается очень мало времени. Чаще всего они связаны с жестким ограничением, когда срыв грозит неприятностями.

Дедлайн можно назвать прекрасным способом мотивации для работы и реализации личных планов. Понятно, что когда вам в работе его ставит начальник, вы постараетесь сделать работу вовремя, дабы избежать неприятностей. Но в личной жизни мы не ограничиваем четкими сроками свои планы: похудеть, построить дачу, навестить родню, слетать в отпуск и т. п. И потому часто не выполняем задуманное.

“Мертвая линия” – это то, что поможет двигаться к мечте, реализовывать задуманное. Это один из пунктов в некоторых техниках тайм-менеджмента (управления временем), например, в SMART.

Дедлайн в разных сферах

Без назначения конкретного времени окончания любая задача теряет обязательность, создается иллюзия, что ее можно выполнить когда удобно, появляется желание отодвигать сроки все дальше и дальше. Случалось такое?

Дедлайн нужен для понимания обязательности, важности, срочности задачи. Он необходим, чтобы работники успевали справляться со всеми делами. Ограничение сроков на большие проекты подразумевает их разбивку на более мелкие с тем же дедлайном и т. д. Поэтапное выполнение неуклонно ведет к своевременному завершению больших задач.

Где сегодня не обойтись без дедлайна:

• Проектный менеджмент. У любого проекта есть план внедрения, который составляется для всей команды, работающей над ним. И все обязаны соблюдать сроки задач, потому что их нарушение грозит провалом всему делу.
• Программирование. То же, что и с проектами. Проекты бывают большими, работает команда, каждый отвечает за что-то определенное, что должно быть выполнено вовремя, дабы остальные могли делать свои задачи.
• Журналистика, копирайтинг. Материал всегда должен быть сдан в срок, чтобы в нужное время поступить к клиенту, заказчику, в эфир и т. п.
• Фриланс, удаленная работа. Особенно важны ограничения здесь, чтобы сотрудничество незнакомых и удаленных друг от друга людей происходило без негатива, приносило пользу обоим.
• Бизнес и продажи. Чем конкретнее ставится время на что-либо, чем оно короче, тем быстрее делаются дела, заключаются сделки, идут продажи. Самый популярный пример из мира продаж – скидки на товар + их срок (30% скидки на все товары только 3 дня). В строительстве важно в срок сдать объект, чтобы тот вошел в эксплуатацию тоже в нужное время. И так далее.
• Учеба и преподавание. Через эти временные рамки проходил каждый, кто где-либо учился. Выучить конкретный урок необходимо к конкретному дню, подготовиться к экзамену – тоже. Курсовые, дипломные, докторские имеют свой дедлайн. Подготовка материала для лекции также предполагает свою “мертвую линию”.
• Законодательство. Декларация о доходах, уплата налогов, штрафов – чего не коснись в сфере законодательства – ограничено сроками выполнения и определенным наказанием за их несоблюдение.
• Медицина. Сроки операций и лечения назначают, пока есть смысл, от них будет польза. Несоблюдение грозит здоровью пациента и его жизни. Это касается и оплаты медицинских услуг: задержка так же может грозить неприятностями для пациента. И сроки поставки медикаментов, оборудования и т. д., важны, чтобы это все использовать в нужное время.
• Личная жизнь. В ней мы даже не замечаем своих дедлайнов. Элементарный завтрак должен состояться к конкретному времени, чтобы успеть на работу к конкретному времени, дабы не получить выговор или прочие неприятности, успеть сделать свою задачу. Оплатить коммуналку к нужному числу тоже важно, иначе последуют проблемы. Что там делают при неоплате? У нас, например, автоматом отключается свет или газ, если хоть на час в нужный день опоздать с оплатой.

Ограничение времени на выполнение чего-либо помогает избегать проблем и получать (или не упускать) выгоду. Те, кто знает, что такое тайм-менеджмент, наверняка помнят, что этот подход – важная составляющая навыка управления временем.

Сроки дедлайна: как ставить и соблюдать

Что значит ставить перед собой дедлайн:

• Рассчитывать сроки соответственно возможностям. Допустим, хотите за полгода выучить 1 800 новых английских слов. Но опыт показал, что в день вы успеваете выучить 5 слов (будем надеяться, что лень и обстоятельства не помешают). Значит, в месяц это будет 150 слов, а за 6 месяцев – 900. Речь идет о сроках, поэтому отодвигаем их еще на полгода. В каких-то задачах придется проводить исследование на основе своих возможностей или спрашивать совета у более опытных, обращаться к специалистам.
• Рассчитывать время с запасом. Примерно 20–25% запас, учитывая возможные ситуации и непредвиденные сложности, которые могут помешать выполнить ежедневный план.
• Опираться на самый пессимистичный результат при расчете времени на что-то новое, в чем нет опыта. Если получится именно так, не сорвете сроки. Если лучше – скорректируете новый план.
• Устанавливать время на срочные дела, не забывая о важных. Скажем, успеваете делать свою работу как специалист, но не успеваете учиться новому и расти как профессионал. И остаетесь годами на одном месте, без карьеры и перспектив.
• Придумать (или подумать) о достаточно серьезном наказании, проблеме за несоблюдение установленного времени. Это должно быть что-то, что станет мотивацией для выполнения задачи вовремя. Финансовые потери? Потеря клиента, выгодного контракта, доверия? Думаю, каждый найдет что-то мотивирующее для себя.

А теперь о том, как соблюдать дедлайн, кем бы он ни ставился.

Планируйте правильно

Если установлено время окончания выполнения задачи, важно установить время ее начала. Проводились исследования на эту тему, и выяснилось, что без ограничений люди чаще ленятся даже начать работу. А начав, не торопятся закончить. Очень важно записывать, составлять графики, любым способом фиксировать свои планы и дедлайны. Те же исследования показали, что план в уме сохранить сложно и, соответственно, нарушить легко.

Объемные задачи делите на этапы

На каждый этап устанавливайте крайний срок выполнения. Задачу можно разделить на дни, недели, месяцы, в зависимости от объема. И снова зафиксировать не только в уме. Например, в виде графика – чтобы не забыть выполнять и следить за процессом.

Вот как примерно это может выглядеть👇

Обратите внимание, что этапы также ограничены временем.

В начале работы выполняйте важное и сложное

А также основной объем задачи. Это своего рода подушка безопасности на случай непредвиденных задержек: обстоятельства, не учтенные во время планирования, форс-мажоры. Причиной задержки может оказаться даже сезонный грипп, а сейчас все еще актуален коронавирус.

Когда сделано все самое сложное, даже психологически легче выполнять все остальное. Полировать детали проще и быстрее, чем создавать. И особенно актуально это правило для тех, кто начинает свою деятельность рано утром. Решение сложных и важных задач дается проще, пока мозг не загружен лишним.

Избегайте хронофагов

Привычки и факторы поведения, которые мешают процессу работы, отвлекают, – вот что такое хронофаги. Надо избегать всего, что не касается труда в рабочее время, мешает закончить дело вовремя.

Контролируйте команду

Это касается тех, под руководством которых задачи выполняют сотрудники. Важно знать, как последние трудятся, как идет процесс, на каком этапе каждый, кто нуждается в помощи, кому надо что-то подсказать и т. п. Это предотвратит непредвиденные задержки и, как следствие, срыв сроков. Нужно поддерживать связь со своей командой.

Это самые основные факторы, помогающие не сорвать сроки и не подвести коллег или самого себя.

Дедлайн и редлайн

Это “коллеги”, идущие рука об руку там, где речь идет о выполнении чего-либо.

Чем отличается дедлайн от редлайна: редлайн (или красная линия) – это преддедлайн, срок сдачи дел внутри команды.

Правила планирования предусматривают 30 дней (месяц) между “красной” и “мертвой” линиями. Если, например, дедлайн проекта назначен на 1 октября, то редлайн может быть назначен на 1 сентября. Но руководители могут назначать свои сроки между редлайном и дедлайном. Это могут быть дни, недели или больше месяца.

Время зазора оставляется на возможные исправления и доработки, подготовку к сдаче проекта. Иногда работникам преподносят редлайн как окончательный срок завершения дел, чтобы изначально убрать риски его срыва. Правда, для выполняющих задачу время на ее выполнение укорачивается, что может привести к работе в стрессовой ситуации, панике, нервозности. А это, в свою очередь, грозит ухудшением качества работы.

Связь с прокрастинацией

Я тут провела мини-исследование в своей семье и пришла к выводу, что все мои домочадцы – от главы семьи до внука-школьника – подвержены прокрастинации. Подозреваю, что многие люди – тоже, потому что отложить дела (хотя бы нелюбимые) на потом раз за разом случается почти у каждого. Психологи утверждают, что к прокрастинации необязательно приводит лень, часто она появляется у тех, кому приходится выполнять большие объемы работы. Человек просто не знает, с чего начать, и не начинает совсем. Или с трудом и слишком поздно, чтобы не нарушить временные рамки.

Ученые из университета Тель-Авива провели эксперимент, в ходе которого дали задания двум группам. Одной группе они назначили время сдачи задания. Второй – нет. Первая группа показала лучшую результативность, отметила меньшую усталость и делала меньше перерывов в процессе работы. Ученые пришли к выводу, что соблюдение дедлайнов помогает бороться с прокрастинацией и управлять своим временем.

Научиться этому навыку поможет курс Тайм-менеджмент на образовательной платформе Skillbox.

Тут вы можете научиться:

1. Понимать психологию прокрастинации.
2. Стратегически планировать.
3. Тактически управлять временем.
4. Разрабатывать свои планы с помощью техник и инструментов тайм-менеджмента.
5. Оценивать нужное время для выполнения задач.

В процессе обучения вас ждут:

• видеоматериалы,
• практика на основе реальных кейсов,
• личные встречи с экспертом.

Обучение пригодится:

• менеджерам;
• маркетологам;
• программистам;
• людям, со свободным графиком работы.

Программа состоит из 4 модулей, длится 1 месяц.

Доступ к курсу: онлайн, в удобное время, навсегда.

Стоимость – 29 082 р. Доступна рассрочка на 6 месяцев.

Связь с продажами

Конечно, само по себе ограничение на что-либо времени денег с неба не принесет. Разве что косвенно. Скажем, вы выполняете все нужное вовремя, и вас ждет премия. Впрочем, отсутствие штрафов и лишений дополнительного дохода – тоже привлечение денег. Но сейчас я хочу рассказать, как привлечь деньги в продажах с помощью дедлайна.

Ставьте:

• Скидки на товары или услуги к определенной дате, до конкретного часа.
• Акции на ограниченное количество дней и указанием “только сейчас и больше никогда”. Чем строже ограничение, тем больше заинтересованность покупателя.
• Бонусы. Например, за оплату услуги до определенного часа. Или посещение чего-либо до конкретного времени.
• Ограничение услуг или товаров по количеству.

Заключение

Дорогие друзья! Я описала в основном плюсы дедлайна, он действительно полезен. Но все хорошо в меру: когда “гайки закручиваются” туго, это может привести к стрессам и даже вызвать прокрастинацию, а не устранить.

С Уважением, Елена Товмасян