Что такое тайм-менеджмент: определение, основы и все, что стоит знать об эффективном управлении временем

Приветствую вас, дорогие посетители блога! Сегодня я подробно и простыми словами объясню, что такое тайм-менеджмент и для чего он нужен, какие полезные техники и инструменты можно использовать, чтобы качественно и эффективно расходовать свое время.

Попалась мне как-то на глаза цитата великого древнегреческого философа Теофраста о том, что время – самая большая ценность, что есть у человека, потому что это единственный невосполнимый ресурс из всех имеющихся. А мы зачастую даже не замечаем, как и куда уходят наши бесценные минуты, часы, дни и даже года.

Не пора ли все исправить? Если считаете, что пора, читайте дальше. Я расскажу про специальные методы управления временем.

Определение

Для тех, кто пока не знает, о чем пойдет речь, кратко и максимально просто объясню, что такое управление временем и кто все это придумал.

Тайм-менеджмент – навык планирования и распределения времени с целью повышения продуктивности трудовой деятельности и качества личной жизни. Для этого разработаны различные техники и методы, используются разнообразные инструменты.

Для чего нужен time management? Он позволяет:

  • делать больше дел за меньшее время;
  • определять свои ценности;
  • отказываться от бессмысленных занятий;
  • успевать отдыхать;
  • исполнять все задуманное;
  • не откладывать дела на потом;
  • не опаздывать и не забывать о планах;
  • устранять поглотители времени.

Современные технологии тайм-менеджмента тесно связаны с современной психологией. Сегодня навыки тайм-менеджмента помогают людям контролировать самих себя: заниматься тем, что несет пользу, находиться там, где необходимо, влиять на качество жизни, свое поведение и мысли.

Понятие “тайм-менеджмент” начали использовать в 1959 году. Но самые первые методы планирования возникли еще в древности, когда, например, древнеримский философ Сенека предложил латинскому поэту Гай Луцилию разделять время на полезно и бесполезно потраченное, вести его учет и оценивать.

Всю историю управления временем можно разделить на 4 периода:

  1. Донаучный. Древний мир с Сенекой и Луцилием.
  2. Тейлоризм. С 1910 по 1950 – начало промышленной революции и Фредерик Тейлор с первыми идеями по рациональному подходу к организации деятельности человека.
  3. Классический тайм-менеджмент. С 1950 по 1990 – упор на заинтересованность человека в самостоятельном повышении личной эффективности.
  4. Современный тайм-менеджмент. С 1990 – акцент на качественный труд и успешную личную жизнь соответственно особенностям современного мира (объединение с психологией, использование современных технологий и т. п.).

Встречи, дела, работа, отдых, поездки, личная жизнь и даже обычные домашние заботы – современные техники тайм-менеджмента помогают добиться успеха в любых сферах жизни. Как именно – читайте дальше.

Основы тайм-менеджмента

Для того чтобы познакомить вас с “фундаментом” тайм-менеджмента, я составила небольшую таблицу. Во главе само понятие, а далее три “кита”։

  1. Принципы.
  2. Приемы и техники.
  3. Инструменты тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент

Принципы

(что делать)

Приемы и техники

(как делать)

Инструменты

(что использовать)

Постановка целейСписок или расписание делОрганайзеры, ежедневники, блокноты
Планирование работы и отдыхаSMARTПишущие средства: ручки, карандаши, маркеры и т. п.
Расстановка приоритетовЛягушка на завтракТаймеры
СамодисциплинаPomodoroМентальные карты
Фиксация задачМатрица ЭйзенхауэраЭлектронные органайзеры
Декомпозиция задачШвейцарский сырКанбан-доски
Борьба с хронофагами и отвлечениямиСлон на бифштексыСтикеры, чек-листы
Выбор и адаптация техники под себяКанбанСервисы и программы для планирования

Я привела в пример основы тайм-менеджмента: главные принципы, популярные техники, наиболее часто применяемые инструменты. Например, к каждому принципу применимы разные техники, а не только те, что вошли в таблицу.

Что входит в современный тайм-менеджмент

Современный подход к организации и планированию своего времени имеет два направления:

  1. Индивидуальный. Используется по собственной инициативе для личных целей.
  2. Корпоративный. Используется руководством компаний, организаций для достижения коллективных целей.

В любом направлении стремление контролировать время не ограничивается только планированием и учетом, как это было раньше. Сегодня организация времени идет рука об руку с повышением личной эффективности. А это такие технологии, как:

  1. Установка целей и задач.
  2. Планирование на день, неделю, месяц, год.
  3. Создание мотивации и ее поддержка.
  4. Выявление проблем и их решение.
  5. Делегирование.
  6. Устранение лени и прокрастинации.
  7. Работа над самодисциплиной.

Из этого списка хочу отметить ключевые области в тайм-менеджменте.

  • Планирование

Необходимо, чтобы определять конкретные цели и разрабатывать план действий по их достижению.

  • Установка приоритетов

Важна для определения важности задач, их постановки согласно приоритетности.

  • Управление задачами

Включает в себя распределение времени на каждую конкретную задачу, сроки выполнения. Для примера: 2 часа на задачу каждый день, сроки выполнения – 1 неделя.

Это основные составляющие тайм-менеджмента. Но сюда еще можно включить распределение времени на различные виды деятельности в течение суток, недель и даже месяцев, что позволяет определять затраты и эффективность использования.

Внимание! Ключевые области в управлении временем могут отличаться в зависимости от индивидуальных задач или целей, сферы деятельности и даже образа жизни.

Самые популярные техники и системы тайм-менеджмента

Здесь я кратко рассмотрю наиболее популярные техники тайм-менеджмента из составленной мной таблицы. Они подходят для деловой сферы деятельности и прекрасно вписываются в бытовые задачи.

Расписание, список

Всем знакомый подход к планированию, ведь этим мы все занимались с детства.

Список – это записанные в порядке необходимости дела или задачи на нужный период времени. По мере выполнения зачеркиваются или иным способом помечаются как выполненные.

Чем полезен список: не дает забыть о намеченных делах, показывает, что сделано, что осталось.

Расписание – это аналог списка, но с указанием времени выполнения задач.

Чем полезно: настраивает на рациональный подход к делам и времени.

В обоих вариантах подкупает простота. Но иногда бывает сложно определиться со временем на планируемую задачу. В этом случае выручает контекстное планирование.

Что такое контекст в тайм-менеджменте? Это дополнительное условие или обстоятельство для исполнения задачи. Не привязывает ко времени.

Очень просто понять на основе примера.

Контексты и их виды
Контексты и их виды

Открыть счет в банке – это задача. Для этого надо идти в банк. Банк в данном случае и есть контекст.

Съездить на пикник. Для этого необходим выходной и хорошая погода.
В виде списка это выглядит так:

  • Открыть счет в банке (когда банк будет открыт).
  • Съездить с друзьями на пикник (в выходные, если будет хорошая погода).

SMART

Очень многие организации и компании применяют эффективное планирование по методу SMART. Если коротко, то он заключается в постановке целей (задач) так, чтобы они оказались актуальными, достижимыми, конкретными, значимыми и были привязаны ко времени.

И снова наглядный пример.

Планирование по SMART
Планирование по SMART

Лягушка на завтрак

Очень простая техника, предлагающая заносить в приоритетные самые неприятные дела. Основывается на том, что после того, как самое нежелаемое сделано, появляется стимул легко расправиться с остальными задачами.

И здесь я предлагаю взглянуть на пример-таблицу, где я представила обычный список дел и список с приоритетными “лягушками”.

Купить новый холодильник
Съездить на дачу
ПОПРОСИТЬ ВНЕПЛАНОВЫЙ ОТПУСК У ШЕФА
РАЗОБРАТЬ БУМАГИ НА РАБОЧЕМ СТОЛЕ

А теперь вариант с “лягушкой на завтрак”.

ПОПРОСИТЬ ВНЕПЛАНОВЫЙ ОТПУСК У ШЕФА
РАЗОБРАТЬ БУМАГИ НА РАБОЧЕМ СТОЛЕ
Купить новый холодильник
Съездить на дачу

Фишка в том, чтобы начинать день с самой неприятной задачи.

Pomodoro

Техника для тех, кто часто отвлекается от дел, страдает прокрастинацией или имеет рассеянное внимание.

Метод предполагает распределение времени на работу и отдых по схеме:

  • 25 минут труда и 5 минут отдыха – это 1 помидор. Повторяем 4 помидора.
  • Перерыв 25–30 минут.
  • 25 минут работы и 5 минут отдыха. Еще 4 помидора.

И так до конца задачи или рабочего периода.

Техника Помидора
Техника Помидора

Такое планирование времени позволяет эффективно организовать время работы и отдыха, устранить риск переутомления, повысить продуктивность.

Матрица Эйзенхауэра

Прекрасный метод планирования, где все задачи распределяются на 4 категории, согласно важности/неважности и срочности/несрочности. И комбинируются по приоритетности. Наглядно это выглядит так.

Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра

Швейцарский сыр

Методика подходит для планирования и организации сложных и объемных дел. Тот вариант, когда не знаешь, с чего начать и как начать.

Смысл заключается в разбивании большой задачи на несколько мелких. Сыр в этом аспекте – большая задача, а дырки в нем – дела, ее составляющие. Возьмем, к примеру, большую уборку в доме. Тогда дырки в нем – это этапы уборки.

Методика “Швейцарский сыр”
Методика “Швейцарский сыр”

Слон на бифштексы

Еще одна методика, направленная на распределение дел без привязки ко времени. Слон – большая, даже огромная задача, требующая разделения на более мелкие.

Можно сказать, это аналог швейцарского сыра. Но в данном варианте, как я заметила, предлагается начинать с самых “вкусных” кусков, т. е. с дел, которые легче и интереснее.

Слон на бифштексы
Слон на бифштексы

Канбан

Одна из старых классических техник, которая активно используется на производствах и в компаниях для контроля и планирования задач. Представляет собой доску с графами, где вписаны задачи и стадии их выполнения, и стикеры с отметками всего этого для крепления в нужную графу.

С ее помощью проще понимать, как правильно распределять время для задач, следить за стадиями их выполнения и т. д.

Канбан используют в разработках программных обеспечений, в управлении проектами и обслуживании клиентов и т. п. Техника также может использоваться и для домашнего планирования.

Техника “Канбан”
Техника “Канбан”

Думаю, для применения этой техники в личных интересах нужна серьезная мотивация в выполнении задач. Придется избавиться от лени, чтобы организовать средства, материалы и инструменты для планирования. Правда, вместо реальной доски в личном планировании, например, можно использовать какой-нибудь менеджер для дел вроде Todoist.

Хронометраж

Эта техника управления временем заключается в записывании своих дел по часам. Изначально это делается для анализа временных затрат на конкретные задачи и для их оптимизации, когда записываются все абсолютно дела за день, начиная с умывания и заканчивая тем же процессом перед сном. Такой вот подробный тайминг дня.

Когда выяснится, на что и сколько времени уходит, будут четко откорректированы дела и действия, можно составлять частичный хронометраж для самых важных дел дома или на работе.

Хронометраж
Хронометраж

Мемуарник

Мы все знаем, что мемуарник – это тетрадь для записи событий личной жизни, но оказывается, есть и такая техника. И придумана она также для записи особо важных событий в жизни с целью фиксации и анализа жизненных ценностей. Это позволяет правильно расставлять приоритеты.

Отмечу, что метод не очень популярный, но вполне себе творческий, поэтому не думаю, что составлять мемуарник своих ценностей может быть скучно, нудно и неинтересно.

Суть метода: сделать в подходящем инструменте (в тетради, еженедельнике, электронном журнале для дел и т. п.) графы и вписать туда главные составляющие жизни (деньги, дети, здоровье, работа, семья и т. п.).

Таким образом можно оценить, каким ценностям в жизни уделяется внимания больше, а каким меньше, где упущения, что исправить. Данный подход стимулирует мозг: могут появиться новые идеи, интересные мысли для личного развития.

Техника “Мемуарник”
Техника “Мемуарник”

Техники управления временем можно комбинировать и менять, подстраивая свои задачи под наиболее подходящую, пока тайминг рабочего времени или времени на другие важные дела не даст желаемых результатов.

Основные инструменты тайм-менеджмента

Любой метод планирования и оптимизации времени в личной и рабочей жизни подразумевает использование определенных инструментов.

Самые простые из них – пишущие предметы и все, на чем можно записывать: лист, стикер, чек-лист, тетрадь, ежедневник, еженедельник, блокнот.

Таймеры

Кто не знает, таймеры представляют собой своеобразный вид часов с возможностью измерения интервалов времени.

Франческо Чирилло, который изобрел метод Pomodoro, использовал как раз таймер, причем в виде помидора, в честь которого и назвал свою технику.

Таймер
Таймер

Ментальные карты

Очень удобный для тайм-менеджмента графический инструмент, позволяющий структурировать любую информацию. Представляет собой схему, работающую по примеру нейронов: в центре обозначается основная задача, от нее ветвями идут идеи, подзадачи и прочая необходимая информация.

И снова наглядный пример, как управлять временем и планировать встречу на ментальной карте.

Ментальная карта
Ментальная карта

Ментальная карта подходит для планирования и управления проектами, составления отчетности, делегирования.

Что такое делегирование в тайм-менеджменте: это передача своих полномочий, задач или обязанностей кому-то другому.

Так, руководители передают некоторые свои полномочия коллегам или сотрудникам. Владельцы магазинов, изначально самостоятельно стоящие за прилавком, по мере развития бизнеса делегируют свои обязанности продавцам и менеджерам. В семье супруги могут делегировать свои задачи друг другу или детям.

Интеллект-карту можно нарисовать от руки или создать в любом онлайн-конструкторе вроде Canva.

Электронные органайзеры

Специальные компьютерные программы для планирования целей и задач: ежедневники, планеры, календари (LeaderTask, Notion и т. п.).

В них предусмотрена возможность планировать, фильтровать и группировать задачи, есть функции повторения и напоминания.

Электронный календарь
Электронный календарь

Канбан-доски

Предназначены для распределения и отслеживания задач, рабочих процессов и их результатов.

Доска крепится к стене, если это реальный инструмент, а не виртуальный. На ней обозначаются графы с нужными данными, в которые затем крепятся стикеры с обозначенными задачами. Стикеры перемещают в графах согласно статусу задачи. Самый простой вариант разделения задач: “В ожидании”, “В процессе”, “Сделано”.

Можно доску создать самостоятельно или купить в онлайн-магазине. Возможно, она будет в специализированных торговых точках, в магазинах канцелярских товаров.

Канбан-доска
Канбан-доска

Советы

И вот какие советы по тайм-менеджменту дают некоторые специалисты. Как я заметила, с ними согласны богатые и знаменитые. Например, Илон Маск.

Итак, возьмите на вооружение некоторые правила, если решили относиться ко времени как к ценному ресурсу. Они помогут не бросить тайм-менеджмент быстрее, чем он начнет приносить пользу, и использовать его техники максимально эффективно.

Что можно посоветовать:

  • На пути к глобальной цели ставьте цели поменьше, которые подарят хорошие эмоции, и на них держите внимание. Можете планировать открыть свой супермаркет, но до этого слетать на Бали с любимым человеком, купить автомобиль мечты, похудеть на 15 кг.
  • Планируйте время разумно. Не надо делать из себя раба и вредить здоровью. Всегда выделяйте реалистичные часы для работы. И пусть это будет 40 рабочих часов в неделю, а не 60 или 80!
  • Планируйте отдых, потому что отдых – это удовольствие. А жизнь без удовольствий не приносит удовлетворения даже с идеально сделанной работой.
  • Записывайте свои идеи, цели, планы. Когда они только в голове, то многозадачность, суета, забывчивость могут свести все на нет. Записанное и обозначенное с большей вероятностью будет исполнено.
  • Не бойтесь ошибок. Анализируйте их и исправляйте, двигаясь дальше.
  • Если все надоело, вам скучно, усталость одолела, не насилуйте себя! Позвольте организму восстановиться, поленитесь, чтобы набраться сил для новых целей.
  • Вот, собственно, что значит эффективно использовать методы тайм-менеджмента.

На нашем блоге есть также подборка лучших книг по тайм-менеджменту.

Заключение

Один очень умный человек сказал, что время ничего не стоит, но оно бесценно, и мы не можем хранить его, но можем тратить!

Тайм-менеджмент – это тот навык, который позволяет ценить свое время и тратить его рационально. Если мы не можем его вернуть, то можем хотя бы не терять зря. В этом суть навыка управления временем.

Берегите свое время! До скорой встречи.

С Уважением, Елена Товмасян

Расскажите друзьям о статье

Здравствуйте! Меня зовут Елена, мне 51 год, я жена военного авиаинженера, мама двух классных сыновей и бабушка пока двух очаровательных внука и внучки. Скоро будет еще одна, так что как бабушка я становлюсь богаче. Хотелось бы и в финансовом плане расти, поэтому делюсь своими знаниями и опытом с теми, кому это интересно. Автором статей я стала еще в 2008 году, когда познакомилась с биржей копирайтинга Адвего. Так писательство стало моим хобби, а затем и работой. Надеюсь, вам будет интересно читать мои статьи.

Оцените автора
( 2 оценки, среднее 5 из 5 )
Блог Павла Бутора
Добавить комментарий

  1. Елена

    В принципе так или иначе техники эти использую, просто у меня в голове все дела, а не на бумаге. Но все равно большинство дел успеваю выполнить.

    Ответить
    1. Павел Бутор

      Елена, гораздо эффективнее, когда все на бумагу записываешь.

      Ответить
  2. Вика

    Впервые слышу про различные техники. Обычно все просто записываю как план. Что нужно сделать или о чем не забыть.

    Ответить