Что такое тайм-менеджмент: определение, основы и все, что стоит знать об эффективном управлении временем

Приветствую вас, дорогие посетители блога! Сегодня я подробно и простыми словами объясню, что такое тайм-менеджмент и для чего он нужен, какие полезные техники и инструменты можно использовать, чтобы качественно и эффективно расходовать свое время.

Не пора ли все исправить? Если считаете, что пора, читайте дальше. Я расскажу про специальные методы управления временем.

Определение

Для тех, кто пока не знает, о чем пойдет речь, кратко и максимально просто объясню, что такое управление временем и кто все это придумал.

Тайм-менеджмент – навык планирования и распределения времени с целью повышения продуктивности трудовой деятельности и качества личной жизни. Для этого разработаны различные техники и методы, используются разнообразные инструменты.

Для чего нужен time management? Он позволяет:

• делать больше дел за меньшее время;
• определять свои ценности;
• отказываться от бессмысленных занятий;
• успевать отдыхать;
• исполнять все задуманное;
• не откладывать дела на потом;
• не опаздывать и не забывать о планах;
• устранять поглотители времени.

Современные технологии тайм-менеджмента тесно связаны с современной психологией. Сегодня навыки тайм-менеджмента помогают людям контролировать самих себя: заниматься тем, что несет пользу, находиться там, где необходимо, влиять на качество жизни, свое поведение и мысли.

Всю историю управления временем можно разделить на 4 периода:

1. Донаучный. Древний мир с Сенекой и Луцилием.
2. Тейлоризм. С 1910 по 1950 – начало промышленной революции и Фредерик Тейлор с первыми идеями по рациональному подходу к организации деятельности человека.
3. Классический тайм-менеджмент. С 1950 по 1990 – упор на заинтересованность человека в самостоятельном повышении личной эффективности.
4. Современный тайм-менеджмент. С 1990 – акцент на качественный труд и успешную личную жизнь соответственно особенностям современного мира (объединение с психологией, использование современных технологий и т. п.).

Встречи, дела, работа, отдых, поездки, личная жизнь и даже обычные домашние заботы – современные техники тайм-менеджмента помогают добиться успеха в любых сферах жизни. Как именно – читайте дальше.

Основы тайм-менеджмента

Для того чтобы познакомить вас с “фундаментом” тайм-менеджмента, я составила небольшую таблицу. Во главе само понятие, а далее три “кита”։

1. Принципы.
2. Приемы и техники.
3. Инструменты тайм-менеджмента.

Я привела в пример основы тайм-менеджмента: главные принципы, популярные техники, наиболее часто применяемые инструменты. Например, к каждому принципу применимы разные техники, а не только те, что вошли в таблицу.

Читайте также, что такое дедлайн и как его соблюдать – это по теме этой статьи.

Что входит в современный тайм-менеджмент

Современный подход к организации и планированию своего времени имеет два направления:

1. Индивидуальный. Используется по собственной инициативе для личных целей.
2. Корпоративный. Используется руководством компаний, организаций для достижения коллективных целей.

В любом направлении стремление контролировать время не ограничивается только планированием и учетом, как это было раньше. Сегодня организация времени идет рука об руку с повышением личной эффективности. А это такие технологии, как:

1. Установка целей и задач.
2. Планирование на день, неделю, месяц, год.
3. Создание мотивации и ее поддержка.
4. Выявление проблем и их решение.
5. Делегирование.
6. Устранение лени и прокрастинации.
7. Работа над самодисциплиной.

Из этого списка хочу отметить ключевые области в тайм-менеджменте.

• Планирование

Необходимо, чтобы определять конкретные цели и разрабатывать план действий по их достижению.

• Установка приоритетов

Важна для определения важности задач, их постановки согласно приоритетности.

• Управление задачами

Включает в себя распределение времени на каждую конкретную задачу, сроки выполнения. Для примера: 2 часа на задачу каждый день, сроки выполнения – 1 неделя.

Это основные составляющие тайм-менеджмента. Но сюда еще можно включить распределение времени на различные виды деятельности в течение суток, недель и даже месяцев, что позволяет определять затраты и эффективность использования.

Внимание! Ключевые области в управлении временем могут отличаться в зависимости от индивидуальных задач или целей, сферы деятельности и даже образа жизни.

Самые популярные техники и системы тайм-менеджмента

Здесь я кратко рассмотрю наиболее популярные техники тайм-менеджмента из составленной мной таблицы. Они подходят для деловой сферы деятельности и прекрасно вписываются в бытовые задачи.

Расписание, список

Всем знакомый подход к планированию, ведь этим мы все занимались с детства.

Список – это записанные в порядке необходимости дела или задачи на нужный период времени. По мере выполнения зачеркиваются или иным способом помечаются как выполненные.

Чем полезен список: не дает забыть о намеченных делах, показывает, что сделано, что осталось.

Расписание – это аналог списка, но с указанием времени выполнения задач.

Чем полезно: настраивает на рациональный подход к делам и времени.

В обоих вариантах подкупает простота. Но иногда бывает сложно определиться со временем на планируемую задачу. В этом случае выручает контекстное планирование.

Что такое контекст в тайм-менеджменте? Это дополнительное условие или обстоятельство для исполнения задачи. Не привязывает ко времени.

Очень просто понять на основе примера.

SMART

Очень многие организации и компании применяют эффективное планирование по методу SMART. Если коротко, то он заключается в постановке целей (задач) так, чтобы они оказались актуальными, достижимыми, конкретными, значимыми и были привязаны ко времени.

И снова наглядный пример.

Лягушка на завтрак

Очень простая техника, предлагающая заносить в приоритетные самые неприятные дела. Основывается на том, что после того, как самое нежелаемое сделано, появляется стимул легко расправиться с остальными задачами.

И здесь я предлагаю взглянуть на пример-таблицу, где я представила обычный список дел и список с приоритетными “лягушками”.

А теперь вариант с “лягушкой на завтрак”.

Фишка в том, чтобы начинать день с самой неприятной задачи.

Pomodoro

Техника для тех, кто часто отвлекается от дел, страдает прокрастинацией или имеет рассеянное внимание.

Метод предполагает распределение времени на работу и отдых по схеме:

• 25 минут труда и 5 минут отдыха – это 1 помидор. Повторяем 4 помидора.
• Перерыв 25–30 минут.
• 25 минут работы и 5 минут отдыха. Еще 4 помидора.

И так до конца задачи или рабочего периода.

Такое планирование времени позволяет эффективно организовать время работы и отдыха, устранить риск переутомления, повысить продуктивность.

Матрица Эйзенхауэра

Прекрасный метод планирования, где все задачи распределяются на 4 категории, согласно важности/неважности и срочности/несрочности. И комбинируются по приоритетности. Наглядно это выглядит так.

Швейцарский сыр

Методика подходит для планирования и организации сложных и объемных дел. Тот вариант, когда не знаешь, с чего начать и как начать.

Смысл заключается в разбивании большой задачи на несколько мелких. Сыр в этом аспекте – большая задача, а дырки в нем – дела, ее составляющие. Возьмем, к примеру, большую уборку в доме. Тогда дырки в нем – это этапы уборки.

Слон на бифштексы

Еще одна методика, направленная на распределение дел без привязки ко времени. Слон – большая, даже огромная задача, требующая разделения на более мелкие.

Можно сказать, это аналог швейцарского сыра. Но в данном варианте, как я заметила, предлагается начинать с самых “вкусных” кусков, т. е. с дел, которые легче и интереснее.

Канбан

Одна из старых классических техник, которая активно используется на производствах и в компаниях для контроля и планирования задач. Представляет собой доску с графами, где вписаны задачи и стадии их выполнения, и стикеры с отметками всего этого для крепления в нужную графу.

С ее помощью проще понимать, как правильно распределять время для задач, следить за стадиями их выполнения и т. д.

Канбан используют в разработках программных обеспечений, в управлении проектами и обслуживании клиентов и т. п. Техника также может использоваться и для домашнего планирования.

Думаю, для применения этой техники в личных интересах нужна серьезная мотивация в выполнении задач. Придется избавиться от лени, чтобы организовать средства, материалы и инструменты для планирования. Правда, вместо реальной доски в личном планировании, например, можно использовать какой-нибудь менеджер для дел вроде Todoist.

Хронометраж

Эта техника управления временем заключается в записывании своих дел по часам. Изначально это делается для анализа временных затрат на конкретные задачи и для их оптимизации, когда записываются все абсолютно дела за день, начиная с умывания и заканчивая тем же процессом перед сном. Такой вот подробный тайминг дня.

Когда выяснится, на что и сколько времени уходит, будут четко откорректированы дела и действия, можно составлять частичный хронометраж для самых важных дел дома или на работе.

Мемуарник

Мы все знаем, что мемуарник – это тетрадь для записи событий личной жизни, но оказывается, есть и такая техника. И придумана она также для записи особо важных событий в жизни с целью фиксации и анализа жизненных ценностей. Это позволяет правильно расставлять приоритеты.

Суть метода: сделать в подходящем инструменте (в тетради, еженедельнике, электронном журнале для дел и т. п.) графы и вписать туда главные составляющие жизни (деньги, дети, здоровье, работа, семья и т. п.).

Таким образом можно оценить, каким ценностям в жизни уделяется внимания больше, а каким меньше, где упущения, что исправить. Данный подход стимулирует мозг: могут появиться новые идеи, интересные мысли для личного развития.

Техники управления временем можно комбинировать и менять, подстраивая свои задачи под наиболее подходящую, пока тайминг рабочего времени или времени на другие важные дела не даст желаемых результатов.

Основные инструменты тайм-менеджмента

Любой метод планирования и оптимизации времени в личной и рабочей жизни подразумевает использование определенных инструментов.

Таймеры

Кто не знает, таймеры представляют собой своеобразный вид часов с возможностью измерения интервалов времени.

Франческо Чирилло, который изобрел метод Pomodoro, использовал как раз таймер, причем в виде помидора, в честь которого и назвал свою технику.

Ментальные карты

Очень удобный для тайм-менеджмента графический инструмент, позволяющий структурировать любую информацию. Представляет собой схему, работающую по примеру нейронов: в центре обозначается основная задача, от нее ветвями идут идеи, подзадачи и прочая необходимая информация.

И снова наглядный пример, как управлять временем и планировать встречу на ментальной карте.

Ментальная карта подходит для планирования и управления проектами, составления отчетности, делегирования.

Что такое делегирование в тайм-менеджменте: это передача своих полномочий, задач или обязанностей кому-то другому.

Так, руководители передают некоторые свои полномочия коллегам или сотрудникам. Владельцы магазинов, изначально самостоятельно стоящие за прилавком, по мере развития бизнеса делегируют свои обязанности продавцам и менеджерам. В семье супруги могут делегировать свои задачи друг другу или детям.

Интеллект-карту можно нарисовать от руки или создать в любом онлайн-конструкторе вроде Canva.

Электронные органайзеры

Специальные компьютерные программы для планирования целей и задач: ежедневники, планеры, календари (LeaderTask, Notion и т. п.).

В них предусмотрена возможность планировать, фильтровать и группировать задачи, есть функции повторения и напоминания.

Канбан-доски

Предназначены для распределения и отслеживания задач, рабочих процессов и их результатов.

Доска крепится к стене, если это реальный инструмент, а не виртуальный. На ней обозначаются графы с нужными данными, в которые затем крепятся стикеры с обозначенными задачами. Стикеры перемещают в графах согласно статусу задачи. Самый простой вариант разделения задач: “В ожидании”, “В процессе”, “Сделано”.

Можно доску создать самостоятельно или купить в онлайн-магазине. Возможно, она будет в специализированных торговых точках, в магазинах канцелярских товаров.

Советы

И вот какие советы по тайм-менеджменту дают некоторые специалисты. Как я заметила, с ними согласны богатые и знаменитые. Например, Илон Маск.

Итак, возьмите на вооружение некоторые правила, если решили относиться ко времени как к ценному ресурсу. Они помогут не бросить тайм-менеджмент быстрее, чем он начнет приносить пользу, и использовать его техники максимально эффективно.

Что можно посоветовать:

• На пути к глобальной цели ставьте цели поменьше, которые подарят хорошие эмоции, и на них держите внимание. Можете планировать открыть свой супермаркет, но до этого слетать на Бали с любимым человеком, купить автомобиль мечты, похудеть на 15 кг.
• Планируйте время разумно. Не надо делать из себя раба и вредить здоровью. Всегда выделяйте реалистичные часы для работы. И пусть это будет 40 рабочих часов в неделю, а не 60 или 80!
• Планируйте отдых, потому что отдых – это удовольствие. А жизнь без удовольствий не приносит удовлетворения даже с идеально сделанной работой.
• Записывайте свои идеи, цели, планы. Когда они только в голове, то многозадачность, суета, забывчивость могут свести все на нет. Записанное и обозначенное с большей вероятностью будет исполнено.
• Не бойтесь ошибок. Анализируйте их и исправляйте, двигаясь дальше.
• Если все надоело, вам скучно, усталость одолела, не насилуйте себя! Позвольте организму восстановиться, поленитесь, чтобы набраться сил для новых целей.
• Вот, собственно, что значит эффективно использовать методы тайм-менеджмента.

На нашем блоге есть также подборка лучших книг по тайм-менеджменту.

Заключение

Один очень умный человек сказал, что время ничего не стоит, но оно бесценно, и мы не можем хранить его, но можем тратить!

Тайм-менеджмент – это тот навык, который позволяет ценить свое время и тратить его рационально. Если мы не можем его вернуть, то можем хотя бы не терять зря. В этом суть навыка управления временем.

С Уважением, Елена Товмасян